Rechtskonforme Rechnungen und Dokumente
MediaTrust® Leistungsbeschreibung Stand:
05.02.2008
Das Produkt MediaTrust® ermöglicht es, den Anwendungsbereich elektronischer Rechnungen und ähnlicher Dokumente wesentlich zu erweitern. Üblicherweise werden diese Dokumente in zwei Formen verwendet: · entweder als Ausdruck · oder als elektronische Datei. Beide Varianten haben in der heutigen Zeit zwei Probleme: das der Echtheit und das der Handhabbarkeit. Ein Papierausdruck verwendet traditionellerweise Layout, Papierqualität, farbige Logos u.ä., um die Echtheit sicherzustellen. Angesichts der weiten Verbreitung von hochwertigen Druckern, Scannern und Bildverarbeitungssoftware sowie der Tatsache, dass oft auch das Original als Ausdruck an einem PC entstanden ist, machen diese Variante zunehmend unsicher – auch wenn sie bisher bei einigen Dokumenten zwingend vorgeschrieben ist.
Unter Handhabbarkeitsaspekten sind die hohen Kosten für den Ersteller durch Ausdruck, Kuvertierung und Versand sowie die Tatsache negativ, dass enthaltene Daten erst wieder manuell für die weitere Verarbeitung beim Empfänger eingegeben werden müssen. Wird das Dokument elektronisch erstellt und versendet, so kann dies wesentlich günstiger und schneller geschehen, und auch die enthaltenen Daten können potentiell vom Empfänger in andere Anwendungen übernommen werden.
Ein übliches elektronisches Dokument ist aber noch leichter zu fälschen als ein Papierausdruck. Daher müssen solche Dokumente durch eine digitale Signatur vor Verfälschung geschützt werden, deren Handhabung aber oft Probleme bereitet, da sie nicht mit dem Dokument integriert wird. Zudem kann ein solches Dokument normalerweise nicht ausgedruckt werden, ohne die digitale Signatur und damit seinen Echtheitsnachweis zu verlieren. Damit kann es auch nicht per Fax übertragen oder in der Papierform archiviert werden, was insbesondere bei kleineren Unternehmen noch der Regelfall ist. MediaTrust® verbindet die positiven Aspekte von Papier- und elektronischer Form und hebt auf diese Weise die jeweils negativen Aspekte auf. Die geschieht dadurch, dass ein elektronisches Dokument erstellt wird, das neben seinem für den Empfänger direkt lesbaren Inhalt die relevanten Daten und die zugehörige digitale Signatur in Form eines sog. zweidimensionalen Barcodes enthält. Dieser Barcode ist so gestaltet, dass das Dokument ausgedruckt oder per Fax übermittelt werden kann; die elektronische Form einschließlich der Signatur kann danach jederzeit durch Einscannen der Ausdrucks wiederhergestellt werden. Wird das Dokument in elektronischer Form übermittelt, kann es der Empfänger zur Archivierung einfach ausdrucken sowie die enthaltenen Daten zur weiteren Verarbeitung direkt extrahieren.
